Zaanstad

The retrieval of information is the basis of a data driven workflow.

The reason we visit the Dutch municipality of Zaanstad, is their pioneering role with regard to working data driven. Themes like ‘big data’, ‘smart city’ and ‘common ground’ are common while a lot of municipalities are only in the start up phase of implementing this in their daily operation. The basis of all themes is the same: the retrieval of the right information. This is the starting point for all descriptive, diagnostic and predictive analyses, in other terms: data driven work. Tom Pots, Program manager Data driven work at Zaanstad, knows everything about this.


“Datagestuurd werken is kortgezegd het toepassen van beschrijvende, diagnosticerende,
voorspellende en voorschrijvende analyses in het dagelijks werk (zie
model). Als je naar een gemeente kijkt dan bestaat deze uit grofweg 50
inhoudelijke thema’s van vroegtijdig schoolverlaten, funderingen,
armoede, werkgelegenheid, jeugdzorg, woningbouw, etc. Het is de
uitdaging om per inhoudelijk thema scherp te krijgen welke analyse door
het team nu gebruikt wordt en dan een analyse toe te voegen. Bij
woningbouw bleek de beschrijvende analyse niet op orde, dus zijn we bij
deze analyse gestart. Bij funderingen waren de beschrijvende en
diagnosticerende analyse op orde, dus was het startpunt de voorspellende
analyse. Het idee hierachter is dat door de stapeling van lokale
verbeteringen, waarbij inhoudelijke teams data-analyses beter toepassen,
we als organisatie in zijn geheel meer datagestuurd zijn gaan werken.

Data analyse model volgens Gartner

Maar
eigenlijk kun je zeggen dat er een stap voor deze analyses zit: kunnen
we onze documenten, waar heel veel informatie en inzichten al in staan
beschreven, een beetje vinden? Elk traject dat wij ingaan vanuit
datagestuurd werken begint daarom met de de eerste stap om  op basis van
wat wij willen weten te kijken naar wat er al is. Wat is allemaal al
beschikbaar in documenten, factsheets, onderzoeken? Wat ligt er ergens
te verstoffen op een L schijf?. Dit willen we boven tafel te krijgen.
Daar is MY-LEX een hele handige tool voor. MY-LEX, of zeg maar het
vinden van de bestaande informatie, is dus altijd een eerste stap
voordat we met beschrijvende, diagnosticerende, voorspellende analyses
aan de gang gaan.”

Begin met kijken wat er al aan kennis beschikbaar is binnen je organisatie

Gemeente Zaanstad is in 2016 gestart met het koppelen van de interne bronnen en deze doorzoekbaar maken met MY-LEX Overheid®,
ons contentintegratieportaal voor overheidsorganisaties. Tot op heden
worden daar nog bronnen aan toegevoegd. Via een zoekingang op het
intranet van de gemeente kan iedereen hiermee eenvoudig de juiste
gegevens vinden.

“Wat ik altijd heel gek vond, is dat we meteen
allemaal hele complexe analyses willen doen, terwijl als je mensen
vraagt ‘vertel eens, wat zijn de toonaangevende onderzoeken op jouw
vakgebied?’ ‘en waar vind je die?’. Dan kunnen ze die al niet eens
vinden! Dus die boven tafel krijgen en daarmee aan de slag gaan, is
eigenlijk gewoon een eerste, hele simpele stap van datagestuurd werken.”

Tom Pots van Gemeente Zaanstad tijdens Overheid 360 Congres

Samen aan de slag met maatschappelijke vraagstukken op basis van data

Daarbij
gaat het naast data die binnen de gemeente aanwezig is ook om de
combinatie daarvan met externe gegevens. De gemeente Zaanstad is een
samenwerking aangegaan met verschillende organisaties (zoals Parteon,
GGD, politie, zorginstellingen en buurtgemeenten) om maatschappelijke
vraagstukken te verbeteren op basis van data. Na het uitzetten van een
vraagstelling wordt er een zogenaamde ‘feitelijke foto’ gemaakt al de
verschillende gegevens die al aanwezig zijn, in beeld te brengen. Zo
wordt duidelijk welke verdiepende analyses nog uitgevoerd moeten worden.
Inmiddels hebben 35 gemeenten en maatschappelijke partners de intentie
uitgesproken om onderdeel te zijn van het Data Lab. Het streven is in
2019 tien tot vijftien Data Labs uit te voeren voor maatschappelijke
vraagstukken die zich niet laten vangen door de grenzen van een
organisatie.

Alle interne informatie in samenhang ontsluiten

Uit
intern onderzoek blijkt dat van alle data-analyses die de gemeente
uitvoert, ongeveer 85% beschrijvend (wie, wat, waar en hoeveel) van aard
is. “We beschikken als gemeente over een groot aantal gegevensbronnen,
die tot vorig jaar beperkt, dan wel slecht ontsloten waren. Dit maakt
het delen van data tussen medewerkers, laat staan met maatschappelijke
partners en burgers een tijdrovende en complexe bezigheid. Bovendien is
niets zo frustrerend als een data-opdracht te willen starten, maar de
datasets zijn niet beschikbaar. Onze informatie-architecten hebben toen
het concept Datapakhuis bedacht. We hebben inmiddels het merendeel van
de datasets van de gemeente in samenhang ontsloten in het Datapakhuis.”

Het belang van medewerkers meenemen in het gebruik van nieuwe applicaties

Niet
alleen voor de data analisten van gemeente Zaanstad is het handig om
snel toegang te hebben tot de juiste informatie. MY-LEX® is
er voor gebruik door de hele organisatie. “Die mensen die weten dat het
er is en veel doorzoeken maken er gebruik van, maar we hebben mensen nog
niet geleerd er mee te werken.”

In de Data Academie team worden
diversie trainingen datagestuurd werken gegeven waarin de eerste stap,
het vinden van informatie, een belangrijke rol speelt. Maar er is nu ook
besloten een losstaande training te geven voor die afdelingen waarvoor
MY-LEX® heel nuttig zou kunnen zijn.

“Iets opleveren en
zeggen ‘hier heb je het’ volstaat niet. Je moet die personen, waarvan
je denkt dat die veel waarde hebben bij het gebruik, leren ermee te
werken. Pas dan heb je kans dat er een ‘goed gebruikt dashboard’ komt of
een ‘goed gebruikte applicatie’. Dat is iets dat in veel organisaties
vergeten wordt en ook bij ons nog te vaak niet goed gaat. In de Data
Academie staat het leren en ontwikkelen centraal en de vaardigheid om
informatie vinden wij echt belangrijk dus gaan we de mensen hier gericht
op trainen.”

Stap voor stap richting datagestuurd werken

“Een
mooi compliment aan ons team en de behaalde resultaten is dat er de
afgelopen jaar veel interesse is vanuit de publieke sector voor de wijze
waarop wij de verandering van datagestuurd werken aanvliegen in
Zaanstad. Ik ben daar trots op én we staan nog maar aan het begin. Er
ligt een forse uitdaging om in de komende jaren om alle inhoudelijke
teams die een gemeente rijk is, van jeugdzorg tot woningbouw, te leren
werken met data. En dat begint altijd met het vinden van de juiste
informatie.”

Tom Pots van Gemeente Zaanstad tijdens Overheid 360 Congres

En nu? Wat zijn de plannen voor de toekomst?

“We
hebben voor komende jaar weer scherpe ambities geformuleerd langs een
zestal resultaten, zoals het Data Lab, Data Academie en Datapakhuis. Wij
willen bijvoorbeeld de eerste publieke organisatie in Nederland zijn
die in het Datapakhuis al zijn data onder de knop heeft zitten via API’s
toegankelijk. We zitten nu 75% en dat maakt dat onze data veel
makkelijker te pakken is voor intern en extern gebruik. Maar wat nou als
je dat doet samen met andere organisaties. Dat is natuurlijk razend
interessant. Wij zijn nu vooral gericht op intern gebruik, we maken onze
eigen ‘common ground’, onze eigen data laag. En wat wij nu zien
gebeuren is dat als wij verschillende datasets willen combineren, deze
ontsloten zijn in samenhang waardoor ze veel makkelijker te koppelen en
gebruiken zijn. Vroeger was een data analist vijf dagen bezig met
datapreparatie, en nu heeft die binnen 3 uur beeld. Een enorme
versnelling. Als wij voorheen data wilden leveren, waren wij 6 weken
bezig, terwijl we nu per direct datasets kunnen leveren. Als je dat via
API’s kan ontsluiten en je dat over organisaties heen kan doen, dat is
dan wat in mijn ogen ‘common ground’ is, dat zou een enorme versnelling
kunnen betekenen. Maar ook een ‘hell of a job’, het is al ingewikkeld in
een organisatie, laat staan over de organisatiegrenzen heen.”

Goede
informatievoorziening staat aan de basis van het datagestuurd werken.
Dit interview met Tom Pots benadrukt het belang van daarvan. Ook geeft
het een goede indruk van de manier waarop het zoeken in MY-LEX in het
werkproces van een organisatie geïntegreerd kan worden. Een mooi
voorbeeld voor organisaties (al dan niet in de publieke sector) om het
datagestuurd werken in te voeren, naar het voorbeeld van Gemeente
Zaanstad.