Provincie Zuid-Holland

De implementatie van een nieuw zoeksysteem

Een groot deel van onze huidige klantgroep bestaat uit gemeentes, maar de oplossingen van MY-LEX worden ook ingezet bij andere organisaties zoals uitgevers, corporates of overheidsinstanties als provincies en waterschappen. Vandaag een bezoek aan Rainier Maas, Coördinator infra beheer bij Provincie Zuid-Holland. Rainier vertelt over de keuze voor MY-LEX en het verloop van een implementatietraject op locatie.

 

Een nieuw zoeksysteem voor de provincie

Provincie Zuid-Holland is begin 2019 van start gegaan met MY-LEX. Eind 2018 verviel de licentie op hun
voormalige zoeksysteem en kozen zij voor een contentintegratie systeem van MY-LEX.

“Ons vorige zoeksysteem werkte vooral met standaard wijzen voor het inlezen van data. In MY-LEX kunnen wij de parameters zelf aanpassen, een duidelijke andere aanpak, maar voor ons zelf niet veel extra werk. De belangrijkste reden voor onze keuze was echter de manier van indexeren en weergave van de zoekresultaten. Dit moet werken volgens onze vereisten, er zijn vaak gradaties in wat je zelf wilt doen en kunt. Tijdens het aanbestedingstraject viel het op dat MY-LEX hierin verder ging dan andere partijen. Dat moet je als organisatie wel prettig vinden. Aan de andere kant hoef je zo zelf minder aan kennisopbouw te doen. Wij zijn het project gestart met een nieuw team en voor ons was het een goede aanpak om alles bij een derde partij neer te kunnen leggen.”

 

Gefaseerde inrichting van het systeem

Provincie Zuid-Holland heeft een grote hoeveelheid data die geïntegreerd moet worden, inclusief een
behoorlijke bronnenlijst. De koppeling van deze bronnen wordt in fases gedaan, een lopend project. Dat komt deels vanwege het aanpassen van de plannen gedurende het project maar ook door het grote aantal, de volgorde van belang en de verschillende toepassingen van MY-LEX. Toekomstplannen zijn er ook al, documentmanagement systemen, geo informatie of bijvoorbeeld Office 365 staan ook op de wensenlijst om te koppelen.

“We hebben 3 plekken waar we MY-LEX toepassen: onze corporate site, het Staten informatie systeem (vergelijkbaar met het raadsinformatiesysteem van gemeenten) en op ons intranet. Intranet en websites zijn vergelijkbare applicaties, ook qua inhoud. Het SIS bevat meer documenten, met name Pdf’s en dan in vrij grote aantallen met veel metadata. Dat was meer specifiek qua opbouw en methode om neer te zetten. Daarbij komen ook nog standaard websites die vrij eenvoudig te indexeren zijn en losse kleine databases.”

Implementatie en ondersteuning op locatie

“Vanaf het begin is Ronald de Zanger (projectmanager bij MY-LEX) betrokken. Hij heeft alles volgens een duidelijke planning geïnstalleerd en de instellingen en aanpassingen goed gezet. Wij kwamen daarbij weinig verrassingen tegen.”

Inmiddels vindt er een maandelijks content overleg plaats tussen de verschillende project medewerkers. Dit wordt voorgezeten door de webredactie, die de site wil verbeteren, de afdeling van Rainier en ook Ronald denkt mee over hoe bepaalde zaken verbeterd kunnen worden t.a.v. de content of in de applicatie. Denk hierbij aan het bijsturen van zoekresultaten of de waardering van de resultaten onderling. Door dit continue verbeteringsproces worden de zoekresultaten geoptimaliseerd. Dit gaat overigens nu wel in een lagere intensiteit dan aan het begin, aangezien veel al goed staat.

Integratie in het werkproces

In het Provinciehuis van Zuid-Holland werken rond de 1.500 medewerkers, in totaal zijn er rond de 2.200
mensen in dienst van de provincie op alle locaties. Door de manier waarop MY-LEX is geïntegreerd, hebben alle medewerkers toegang tot het systeem, al hebben zij dat vaak niet door.

“Wij gebruiken MY-LEX anders dan de meeste andere partijen. Wij hebben het echt ingezet als motor achter onze websites. De portal zit eigenlijk verstopt, alleen als je uitgebreid wil zoeken komt deze ter sprake en kun je daarin specifieke zoekopdrachten instellen, gebruik maken van notificaties, etc. Het zijn de kenniswerkers die dit weten te vinden, dat is een wat kleinere groep. De reden voor deze wijze van integratie is dat wij MY-LEX als zoekmachine wilden gebruiken achter onze eigen systemen. De portal kregen we er in die zin gratis bij.”

Ook de burger zoekt met MY-LEX

Door de integratie van MY-LEX in de website van de provincie, zoeken ook alle bezoekers daarvan in
MY-LEX. De resultaten tonen vooral informatie van de corporate website, maar ook het staten informatiesysteem is een gekoppelde bron, evenals overheidsinformatie voor de bekendmakingen.

“Ruim een jaar terug, voor de inzet van MY-LEX, is er een onderzoek gedaan naar het gebruik van onze website. Zoekresultaten kwamen daarbij naar boven als verbeterpunt. Wij gaan op termijn evalueren hoe dit nu verbeterd is.”

Het voordeel van geïntegreerde zoektechnologie

“Een zoeksysteem vergt specifieke kennis en is een vrij technische aangelegenheid. Als je daar als
redacteur mee aan de slag moet en je krijgt niet de gewenste resultaten, dan weet je niet hoe dat wel zou kunnen. Aan de andere kant is het voor ons wel fijn als wij zelf zaken kunnen instellen. Bijvoorbeeld zelf zoekresultaten
bovenaan kunnen zetten.”

Zoeken via een eenvoudige zoekingang, dat maakt het vinden van de juiste informatie niet alleen makkelijk, maar ook toegankelijk, je hoeft niet naar een apart portaal te gaan. Hoe meer bronnen hieraan gekoppeld worden hoe efficiënter medewerkers maar ook bezoekers van de website kunnen werken.

“Mensen verwachten dat ze het juiste document krijgen als ze een zoekterm invullen.”