Gemeente Den Bosch op Overheid 360

De Jaarbeurs Utrecht. Op weg naar hét event voor medewerkers van gemeenten, overheden en publieke organisaties: Overheid 360°. Het jaarlijks terugkerend congres voor zowel bestuurders als beleidsmedewerkers, specialisten, hoofden en uitvoerend ambtenaren staat dit jaar in het teken van de informatiesamenleving. Hoe ziet onze informatiesamenleving er in 2020 uit? Een prima plek voor een presentatie van MY-LEX Overheid®, toekomstbestendige zoeksoftware die je alle informatie verschaft die je nodig hebt. Nu en in alle jaren hierna.

Overheid 360° heeft een metamorfose ondergaan. Waar ik vorig jaar de grote beursvloer opliep naar de grootse en prachtig ontworpen beursstand van C-CONTENT, ontwikkelaar van MY-LEX Overheid®, wijst de weg zich nu naar een zaal boven. Op het eerste gezicht oogt het wat eenvoudiger, maar dat blijkt enkel de eerste aanblik te zijn. Het wordt me al snel duidelijk dat er goed nagedacht is over deze nieuwe format. De nieuwe opzet zorgt voor een veel sneller persoonlijk contact en biedt de partners de mogelijkheid aan de hand van de verschillende presentaties en lezingen direct de diepte in te gaan. En het werkt, getuige de grote animo voor C-CONTENT’s eerste presentatie: “het nieuwe vinden” door Renate van den Elzen, senior projectleider informatievoorziening bij de gemeente 's-Hertogenbosch.

De zaal is volledig gevuld als Renate van den Elzen haar verhaal begint. Een bijzonder positief verhaal over C-CONTENT’s contentintegratiesysteem MY-LEX Overheid® dat alle relevante interne en externe informatie via één zoeksysteem samenbrengt en op eenvoudige wijze toegankelijk maakt.

Renate neemt ons mee in de wens van de gemeente ‘s Hertogenbosch naar een goed functionerende digitale werkplek. Daar waar er steeds intensiever gewerkt wordt in een gedigitaliseerde samenwerkingsomgeving, waar de benodigde informatie over steeds meer en wisselende gegevens bronnen gezocht en opgeslagen wordt, zou het mooi zijn als er een systeem was daar als een soort kapstok boven zou hangen.

Lang hoefde de projectgroep niet te zoeken. Met dank aan de niet aflatende aandacht die de account- en projectmanagers van C-CONTENT aan de gemeente ‘s Hertogenbosch besteedde, werd al snel duidelijk dat de zoeksoftware MY-LEX Overheid® exact dat was waar de gemeente behoefte aan had. Met een proven technology in contentintegratie en een ruime ervaring binnen de complexe opslaguitdagingen binnen gemeenten was de beslissing snel genomen. MY-LEX Overheid® is het systeem dat ervoor zorgt dat de gewenste robuuste digitale werkplek, waar alle benodigde informatie snel wordt ontsloten en op eenvoudige wijze met collega’s gedeeld, concreet wordt.

De samenwerking met C-CONTENT’s projectleiders wordt geprezen, al wordt ook aangegeven dat men geconfronteerd werd met onverwachte zaken. Zo kwam de gemeente al snel met de eigen tekortkomingen in de autorisatie van de verschillende documenten in aanraking. Doordat de beveiliging direct in de bronbestanden wordt geregeld komt het zo nu en dan voor dat medewerkers die zoeken op bepaalde informatie geautoriseerd zijn voor bestanden waar zij eigenlijk geen toegang toe zouden moeten hebben. Op die manier heeft de implementatie van MY-LEX Overheid® als een kwaliteitscontrole systeem gefungeerd met de toegevoegde waarde dat er intern secuurder naar de autorisatie wordt gekeken. Op eenzelfde wijze kwam men er achter dat de metadata niet altijd even goed door de gebruikers worden aangebracht. Voor het zoeksysteem geen probleem omdat deze ook de bodyteksten doorzoekt. Neemt niet weg dat er tegenwoordig ook aan het vullen van de metadata meer aandacht wordt geschonken, wat de interne organisatie en archivering van stukken alleen maar ten goede is gekomen.

Renate benadrukt dat, alhoewel de gebruikers inmiddels de voorkeur geven aan MY-LEX Overheid® boven het zaaksysteem van Verseon, zij geen vervanging daarvan is, maar als aanvulling gezien moet worden. Een positieve aanvulling die niet alleen de gebruiker gelukkig maakt. De verwachting is ook dat, doordat MY-LEX Overheid® altijd (iedere nacht) op een gesynchroniseerde schaduw databank zoekt, de belasting op Verseon verlaagt wordt en daarmee de performance van het laatstgenoemde systeem verhoogt.

Al met al is het smullen van het grote enthousiasme waarmee de uitrol van MY-LEX Overheid® aan de aanwezige geïnteresseerden gepresenteerd wordt. ‘s Hertogenbosch heeft vandaag op een hele positieve en krachtige manier laten zien dat zij klaar is voor de intensieve informatiesamenleving van 2020. En meer gemeenten zullen in haar voetspoor treden. Onder het genot van een authentieke Bossche Bol zijn er velen die nog een additioneel gesprek aangaan met de uitermate vriendelijke en kundige informatiespecialisten van C-CONTENT. Het is ze van harte gegund. Het bedrijf dat nog geen 4 jaar geleden op dit congres MY-LEX Overheid® voor het eerst introduceerde, heeft in korte tijd veel bereikt. Van 1 gemeente die de zoeksoftware in gebruik nam in 2012 tot meer dan 85 enthousiaste gemeenten in 2016…… dat is niet voor niks.

Ik neem nog een chocoladebol en ga er weer vandoor. Ik kijk uit naar hoe de beurs en C-CONTENT er in 2017 voor staan.

Door: Chantal Fransen, One of Us

Demo aanvragen

CAPTCHA
Deze vraag is om te controleren dat u een mens bent, om geautomatiseerde invoer (spam) te voorkomen.