Gemeente Zaanstad

Het vinden van informatie is de basis van datagestuurd werken.

De reden voor ons bezoek aan Zaanstad is de voortrekkersrol die deze gemeente speelt in het datagestuurd werken. Thema’s als ‘big data’, ‘smart city’ en ‘common ground’ worden overal geroepen maar veel gemeenten zijn nog bezig met de opstartfase daarvan. Aan de basis van dit alles ligt het vinden van de juiste informatie. Dat is het uitgangspunt voor beschrijvende, diagnosticerende en voorspellende analyses, oftewel datagestuurd werken. Tom Pots, Programmamanager Datagestuurd werken bij Gemeente Zaanstad, weet hier alles van.

“Datagestuurd werken is kortgezegd het toepassen van beschrijvende, diagnosticerende, voorspellende en voorschrijvende analyses in het dagelijks werk (zie model). Als je naar een gemeente kijkt dan bestaat deze uit grofweg 50 inhoudelijke thema’s van vroegtijdig schoolverlaten, funderingen, armoede, werkgelegenheid, jeugdzorg, woningbouw, etc. Het is de uitdaging om per inhoudelijk thema scherp te krijgen welke analyse door het team nu gebruikt wordt en dan een analyse toe te voegen. Bij woningbouw bleek de beschrijvende analyse niet op orde, dus zijn we bij deze analyse gestart. Bij funderingen waren de beschrijvende en diagnosticerende analyse op orde, dus was het startpunt de voorspellende analyse. Het idee hierachter is dat door de stapeling van lokale verbeteringen, waarbij inhoudelijke teams data-analyses beter toepassen, we als organisatie in zijn geheel meer datagestuurd zijn gaan werken.

Data analyse model volgens Gartner

Maar eigenlijk kun je zeggen dat er een stap voor deze analyses zit: kunnen we onze documenten, waar heel veel informatie en inzichten al in staan beschreven, een beetje vinden? Elk traject dat wij ingaan vanuit datagestuurd werken begint daarom met de de eerste stap om  op basis van wat wij willen weten te kijken naar wat er al is. Wat is allemaal al beschikbaar in documenten, factsheets, onderzoeken? Wat ligt er ergens te verstoffen op een L schijf?. Dit willen we boven tafel te krijgen. Daar is MY-LEX een hele handige tool voor. MY-LEX, of zeg maar het vinden van de bestaande informatie, is dus altijd een eerste stap voordat we met beschrijvende, diagnosticerende, voorspellende analyses aan de gang gaan.”

Begin met kijken wat er al aan kennis beschikbaar is binnen je organisatie

Gemeente Zaanstad is in 2016 gestart met het koppelen van de interne bronnen en deze doorzoekbaar maken met MY-LEX Overheid®, ons contentintegratieportaal voor overheidsorganisaties. Tot op heden worden daar nog bronnen aan toegevoegd. Via een zoekingang op het intranet van de gemeente kan iedereen hiermee eenvoudig de juiste gegevens vinden.

“Wat ik altijd heel gek vond, is dat we meteen allemaal hele complexe analyses willen doen, terwijl als je mensen vraagt ‘vertel eens, wat zijn de toonaangevende onderzoeken op jouw vakgebied?’ ‘en waar vind je die?’. Dan kunnen ze die al niet eens vinden! Dus die boven tafel krijgen en daarmee aan de slag gaan, is eigenlijk gewoon een eerste, hele simpele stap van datagestuurd werken.”

Tom Pots van Gemeente Zaanstad tijdens Overheid 360 Congres

Samen aan de slag met maatschappelijke vraagstukken op basis van data

Daarbij gaat het naast data die binnen de gemeente aanwezig is ook om de combinatie daarvan met externe gegevens. De gemeente Zaanstad is een samenwerking aangegaan met verschillende organisaties (zoals Parteon, GGD, politie, zorginstellingen en buurtgemeenten) om maatschappelijke vraagstukken te verbeteren op basis van data. Na het uitzetten van een vraagstelling wordt er een zogenaamde ‘feitelijke foto’ gemaakt al de verschillende gegevens die al aanwezig zijn, in beeld te brengen. Zo wordt duidelijk welke verdiepende analyses nog uitgevoerd moeten worden. Inmiddels hebben 35 gemeenten en maatschappelijke partners de intentie uitgesproken om onderdeel te zijn van het Data Lab. Het streven is in 2019 tien tot vijftien Data Labs uit te voeren voor maatschappelijke vraagstukken die zich niet laten vangen door de grenzen van een organisatie.

Alle interne informatie in samenhang ontsluiten

Uit intern onderzoek blijkt dat van alle data-analyses die de gemeente uitvoert, ongeveer 85% beschrijvend (wie, wat, waar en hoeveel) van aard is. “We beschikken als gemeente over een groot aantal gegevensbronnen, die tot vorig jaar beperkt, dan wel slecht ontsloten waren. Dit maakt het delen van data tussen medewerkers, laat staan met maatschappelijke partners en burgers een tijdrovende en complexe bezigheid. Bovendien is niets zo frustrerend als een data-opdracht te willen starten, maar de datasets zijn niet beschikbaar. Onze informatie-architecten hebben toen het concept Datapakhuis bedacht. We hebben inmiddels het merendeel van de datasets van de gemeente in samenhang ontsloten in het Datapakhuis.”

Het belang van medewerkers meenemen in het gebruik van nieuwe applicaties

Niet alleen voor de data analisten van gemeente Zaanstad is het handig om snel toegang te hebben tot de juiste informatie. MY-LEX® is er voor gebruik door de hele organisatie. “Die mensen die weten dat het er is en veel doorzoeken maken er gebruik van, maar we hebben mensen nog niet geleerd er mee te werken.”

In de Data Academie team worden diversie trainingen datagestuurd werken gegeven waarin de eerste stap, het vinden van informatie, een belangrijke rol speelt. Maar er is nu ook besloten een losstaande training te geven voor die afdelingen waarvoor MY-LEX® heel nuttig zou kunnen zijn.

“Iets opleveren en zeggen ‘hier heb je het’ volstaat niet. Je moet die personen, waarvan je denkt dat die veel waarde hebben bij het gebruik, leren ermee te werken. Pas dan heb je kans dat er een ‘goed gebruikt dashboard’ komt of een ‘goed gebruikte applicatie’. Dat is iets dat in veel organisaties vergeten wordt en ook bij ons nog te vaak niet goed gaat. In de Data Academie staat het leren en ontwikkelen centraal en de vaardigheid om informatie vinden wij echt belangrijk dus gaan we de mensen hier gericht op trainen.”

Stap voor stap richting datagestuurd werken

“Een mooi compliment aan ons team en de behaalde resultaten is dat er de afgelopen jaar veel interesse is vanuit de publieke sector voor de wijze waarop wij de verandering van datagestuurd werken aanvliegen in Zaanstad. Ik ben daar trots op én we staan nog maar aan het begin. Er ligt een forse uitdaging om in de komende jaren om alle inhoudelijke teams die een gemeente rijk is, van jeugdzorg tot woningbouw, te leren werken met data. En dat begint altijd met het vinden van de juiste informatie.”

Tom Pots van Gemeente Zaanstad tijdens Overheid 360 Congres

En nu? Wat zijn de plannen voor de toekomst?

“We hebben voor komende jaar weer scherpe ambities geformuleerd langs een zestal resultaten, zoals het Data Lab, Data Academie en Datapakhuis. Wij willen bijvoorbeeld de eerste publieke organisatie in Nederland zijn die in het Datapakhuis al zijn data onder de knop heeft zitten via API’s toegankelijk. We zitten nu 75% en dat maakt dat onze data veel makkelijker te pakken is voor intern en extern gebruik. Maar wat nou als je dat doet samen met andere organisaties. Dat is natuurlijk razend interessant. Wij zijn nu vooral gericht op intern gebruik, we maken onze eigen ‘common ground’, onze eigen data laag. En wat wij nu zien gebeuren is dat als wij verschillende datasets willen combineren, deze ontsloten zijn in samenhang waardoor ze veel makkelijker te koppelen en gebruiken zijn. Vroeger was een data analist vijf dagen bezig met datapreparatie, en nu heeft die binnen 3 uur beeld. Een enorme versnelling. Als wij voorheen data wilden leveren, waren wij 6 weken bezig, terwijl we nu per direct datasets kunnen leveren. Als je dat via API’s kan ontsluiten en je dat over organisaties heen kan doen, dat is dan wat in mijn ogen ‘common ground’ is, dat zou een enorme versnelling kunnen betekenen. Maar ook een ‘hell of a job’, het is al ingewikkeld in een organisatie, laat staan over de organisatiegrenzen heen.”

Goede informatievoorziening staat aan de basis van het datagestuurd werken. Dit interview met Tom Pots benadrukt het belang van daarvan. Ook geeft het een goede indruk van de manier waarop het zoeken in MY-LEX in het werkproces van een organisatie geïntegreerd kan worden. Een mooi voorbeeld voor organisaties (al dan niet in de publieke sector) om het datagestuurd werken in te voeren, naar het voorbeeld van Gemeente Zaanstad.