Neem contact opZaakgericht werken werd ooit gepresenteerd als hét antwoord op de versnipperde informatiehuishouding van gemeenten.
Zaakgericht werken werd ooit gepresenteerd als hét antwoord op de versnipperde informatiehuishouding van gemeenten. Eén systeem waarin elk proces, van vergunning tot klacht, als een zaak kon worden behandeld. Het klonk overzichtelijk, efficiënt en transparant. Maar vijftien jaar later staan zaaksystemen op een kruispunt. De belofte van één generieke oplossing blijkt in de praktijk moeilijk vol te houden, en gespecialiseerde systemen winnen terrein.
Halverwege de jaren 2000 maakten Nederlandse gemeenten kennis met zaakgericht werken. Het idee was helder: breng alle processen onder in één generiek systeem. Van vergunningaanvraag tot melding openbare ruimte: alles werd een zaak. Eén systeem moest zorgen voor overzicht, efficiency en transparantie richting de burger.
In de beginjaren bracht dit zeker voordelen. Processen werden gestroomlijnd en er kwam meer uniformiteit in de manier waarop gemeenten hun werk vastlegden. Maar al snel bleek dat één generiek systeem niet alles aankon. Voor eenvoudige processen werkte het prima, maar bij complexere domeinen zoals Wmo, vergunningverlening of handhaving schoten de functionaliteiten tekort. Medewerkers zochten hun toevlucht tot workarounds of losse bestanden. Daarmee verdween de uniformiteit die het zaaksysteem juist moest brengen.
Vandaag zien we de slingerbeweging de andere kant op gaan. Voor handhaving, sociaal domein of vergunningverlening komen steeds meer gespecialiseerde pakketten op de markt. Het voordeel: betere ondersteuning van professionals. Het risico: opnieuw versnippering en informatie die in silo’s verdwijnt.
Precies om die reden is de beweging Common Ground ontstaan. Gemeenten werken samen aan een nieuwe manier van informatievoorziening, waarin gegevens niet langer opgesloten zitten in één applicatie, maar via open standaarden worden ontsloten en gedeeld. Daarmee verschuift de aandacht van “het systeem” naar “de data zelf”. Het is een logische reactie op vijftien jaar ervaring met zaakgericht werken, en tegelijk een kans om te voorkomen dat de geschiedenis zich herhaalt.
Toch moeten we ook realistisch zijn: Common Ground is nog lang geen gemeengoed. Het vraagt intensieve samenwerking, technische vernieuwing en jarenlange doorontwikkeling. Ondertussen groeit de hoeveelheid data door, raken archieven voller en neemt de druk op medewerkers verder toe. Gemeenten kunnen zich dus niet veroorloven om te wachten tot Common Ground volledig is ingeburgerd.
Zaaksystemen hebben hun waarde bewezen, maar ook hun grenzen blootgelegd. De slingerbeweging tussen generiek en gespecialiseerd hoeft niet te eindigen in nieuwe versnippering. De sleutel ligt bij grip op data: zorgen dat informatie toegankelijk en betrouwbaar blijft, ongeacht welk systeem wordt gebruikt. Bij MY-LEX helpen we overheden om vandaag al dat fundament te leggen door data te ontsluiten, doorzoekbaar te maken en duurzaam te beheren.
Alle producten en diensten, waaronder MY-LEX Core, MY-LEX Flow, MY-LEX Control, MY-LEX Consultancy en MY-LEX Air, zijn geregistreerde handelsmerken van MY-LEX.
