In het proces van het vernieuwen van IT applicaties binnen je organisatie, worstelen veel organisaties nog met oudere systemen die beschikbaar moeten blijven. Dit noemen wij ‘legacy systemen’, denk bijvoorbeeld aan een verouderd zaaksysteem, DMS of vakapplicatie. Hoewel deze systemen in het verleden hun nut hebben bewezen, komen ze vaak met verborgen kosten die een aanzienlijke impact kunnen hebben op het resultaat van je organisatie. Het begrijpen van deze kosten van legacy systemen is cruciaal voor wie zijn IT-uitgaven wil optimaliseren en de efficiëntie van de organisatie wil bevorderen. Hier zijn vijf redenen waarom de legacy systemen van jouw organisatie meer kosten dan je denkt.
- Onnodig hoge IT-uitgaven
Licenties, servers en beheeruren voor een systeem dat niemand actief gebruikt: het tikt ongemerkt door. Elke maand dat je het oude platform in de lucht houdt, betaal je dubbel – voor je moderne oplossing én voor de historische data. Daarbovenop komt de inefficiëntie van handmatige zoektochten wanneer je tóch een oud dossier nodig hebt.
- Onderhouds- en ondersteuningskosten
Technologie evolueert, waardoor het onderhouden van legacy-systemen steeds uitdagender wordt. Stel je wordt gevraagd om inzage te geven in een oud dossier, vanwege een Woo verzoek. Je bent zo veel tijd kwijt aan het uitvragen van persoonsgegevens binnen verschillende soms verouderde bronsystemen, wat ten koste gaat van je overige kernverantwoordelijkheden. De operationele kosten lopen zo op. Of het is zelfs nodig om gespecialiseerde kennis te zoeken voor ondersteuning, wat leidt tot hogere arbeidskosten. Het vinden van gekwalificeerde professionals die oudere systemen begrijpen, kan bovendien moeilijk zijn.
- Beperkte flexibiliteit
Legacy-systemen zijn rigide en schalen niet mee met veranderende eisen. Naarmate organisaties groeien en evolueren, worden ook de eisen voor datamanagement complexer. Nieuwe regels zorgen voor andere vereisten van een systeem, beheeropties en veranderende externe informatieverzoeken (denk aan de Wet Open Overheid). Legacy systemen hebben vaak moeite om te integreren en te koppelen met nieuwere technologieën, wat silo's van informatie creëert die de gegevensuitwisseling tussen afdelingen belemmeren. Collega’s gaan schaduw archieven opbouwen en bijhouden, dubbele bestanden opslaan, wat de informatiekwaliteit schaadt. Het wordt hiermee lastiger om een overzicht te houden over actuele en kloppende data. Dit gebrek aan flexibiliteit kan de wendbaarheid en responsiviteit van een organisatie beperken, wat uiteindelijk de efficiëntie, slagvaardigheid en naleving van regelgeving beïnvloedt.
- Compliance risico's en financiële boetes
In een tijdperk van strenge regelgeving is compliance een kritieke zorg voor organisaties. Legacy systemen maken het moeilijk om te voldoen aan actuele (en aan verandering onderhevige) wet- en regelgeving, zoals de eerder dit jaar vernieuwde Archiefwet. Dit stelt je organisatie bloot aan juridische en financiële risico's. Ervaring uit de praktijk leert dat bij aanschaf van een nieuwe oplossing zoals een nieuw zaaksysteem soms gekozen wordt om de complete verouderde dataset mee te verhuizen naar het nieuwe cloud-systeem. Omdat de classificatie ontbreekt, verplaatst het probleem zich slechts: de data blijft ongestructureerd. Of soms wel gestructureerd maar slecht geclassificeerd of onvolledig en niet volgens industrie standaardformaten zoals TMLO/MDTO. Dit slurpt opslagruimte en voldoet nog steeds niet aan de wet. Het verzuim op archivering blijft, de data is niet archiefwaardig, het heeft een grote hoeveelheid kostbare opslagruimte nodig en het voldoet alsnog niet aan wet- en regelgeving. Sterker nog, door het kopiëren van slecht gestructureerde data en vertrouwelijke gegevens riskeer je dat deze data breder toegankelijk is dan de bedoeling is. Dit benadrukt het belang van effectief en gecontroleerd beheren van gevoelige data. Door te vertrouwen op verouderde systemen kunnen organisaties onbedoeld compliance-gaten creëren die met moderne oplossingen hadden kunnen worden vermeden.
- Gemiste kansen voor optimalisatie
Met een goed ingericht systeem profiteer je van inzicht in je data en controle daarover. Door vast te houden aan legacy systemen kunnen organisaties waardevolle inzichten en datagestuurde besluitvormingscapaciteiten mislopen. Ook ben je meer tijd kwijt aan de kerntaken die betrekken hebben tot deze systemen (Woo en Wep processen, archivering, vernietiging, en data classificatie c.q. metadatering).
De oplossing: MY-LEX Legacy® & Insight®
Met MY-LEX Legacy® zet je eenvoudig verouderde systemen uit en voorkom je hoge en onnodige IT-uitgaven. Je houdt alle data veilig en toegankelijk binnen één centraal, modern platform, waardoor dure licenties en onderhoudskosten voor oude systemen direct verdwijnen. Connectoren en integraties met MY-LEX Pro® maken bronsystemen efficiënt doorzoekbaar, opgeschoond en gestructureerd volgens industriestandaarden zoals TMLO/MDTO. Dit verlaagt onderhoudskosten en voorkomt compliance risico’s doordat data volgens de Archiefwet beheerd, vernietigd of geëxporteerd kan worden. Open API-standaarden garanderen flexibiliteit en helpen extra besparingen te realiseren doordat legacy-systemen snel definitief uitgefaseerd kunnen worden.
MY-LEX Insight® bespaart bovendien tijd en geld door helder inzicht te geven in de kwaliteit en toegankelijkheid van data. Door geavanceerde analyses op gestructureerde én ongestructureerde gegevens identificeert MY-LEX Insight® ontbrekende of onvolledige data, duplicaten en AVG-gevoelige informatie, wat kostbare risico’s en boetes voorkomt. Autorisaties, rechten en rollen worden transparant gemaakt, waardoor ongewenste toegang tot gevoelige informatie inzichtelijk wordt en proactief aangepakt kan worden.
Wij helpen organisaties de operaties te stroomlijnen, de compliance te verbeteren en de algehele efficiëntie te verhogen. Neem contact op voor meer informatie.
Aanpakken van legacy systeemkosten voor toekomstig succes
Legacy systemen waren misschien betrouwbaar in het verleden, maar de verborgen kosten die gepaard gaan met hun onderhoud en werking kunnen aanzienlijk zijn. Van inefficiënties en compliance risico's tot stijgende onderhoudskosten en gemiste kansen voor optimalisatie, het is essentieel voor belangrijke belanghebbenden om hun afhankelijkheid van deze verouderde systemen zorgvuldig te evalueren. Door te investeren in moderne oplossingen zoals MY-LEX kunnen organisaties de efficiëntie verbeteren, kosten verlagen en risico's mitigeren, waardoor ze zich uiteindelijk positioneren voor langdurig succes in een steeds competitievere omgeving.
Neem contact op
