Neem contact op.png)
Na ons recente webinar over de toekomst van archiveren ontvingen we een breed scala aan praktische en inhoudelijke vragen van organisaties die hun informatiebeheer willen verbeteren.
Van integraties en metadata tot compliance en systeemarchitectuur, één ding is duidelijk: archiveren is geen losstaande activiteit meer. Het is een verbonden, doorlopend proces dat zich uitstrekt over systemen, datakwaliteit en governance.
In deze blog nemen we je mee door de Q&A’s uit de sessie.
Hier hebben we ervaring mee. We kunnen informatie met geo-componenten opnemen, al is deze ondersteuning op dit moment nog vrij basaal. We gaan hierover graag in gesprek om te bekijken wat de specifieke wensen zijn.
Ja, dat kan. Wij beschikken over een API-gebaseerde oplossing waarmee we kunnen koppelen met andere systemen. Zo kunnen bijvoorbeeld afgesloten zaken direct in ons archief worden opgenomen en daar verder worden beheerd.
Ja, ook procesdata kan in MY-LEX Archive worden opgenomen.
Ja, wij kunnen ook faciliteren dat informatie vanuit een live systeem wordt opgenomen. Als die informatie niet uit de vakapplicatie wordt verwijderd, wordt de data in feite dubbel opgeslagen. We denken graag mee over welke aanpak het beste past bij jullie situatie.
Ja, dat kan. In de praktijk starten we meestal met het opschonen van netwerkschijven, zodat er een schone dataset overblijft. Een deel daarvan gaat bijvoorbeeld naar SharePoint, en een ander deel kan als archiefwaardig materiaal worden opgenomen in MY-LEX Archive.
Ja, dat is mogelijk, omdat Archive een API-gebaseerde applicatie is.
Je kunt op verschillende manieren zoeken, bijvoorbeeld met behulp van aggregaties. Bij meerdere zoekwoorden zoekt het systeem in alle metadata en documentteksten op die combinatie van termen.
Ja, dat is mogelijk. Begrippenlijsten kunnen zelf worden aangepast, zodat je deze kunt toespitsen op vakspecifieke metadata.
Ja, dat kan. Daarnaast is het ook mogelijk om metadata te koppelen aan bijvoorbeeld actoren of classificaties.
Binnen MY-LEX Control bieden we de mogelijkheid om data te analyseren, te classificeren en van metadata te voorzien.
Ja, dat nemen we mee als metaveld. Als een dataset dit label nog niet bevat, kunnen we dit vooraf aanvullen. Daarbij analyseren we documenten en kennen we labels toe op basis van kenmerken, zoals AVG-gevoelige informatie.
Ja, dat klopt. Zodra je bent gemigreerd van MY-LEX Legacy naar MY-LEX Archive, vindt de vernietiging plaats via MY-LEX Archive.
Ja, een archiefstuk kan worden verplaatst naar een ander dossier.
Ja, dat is mogelijk.
In de praktijk wordt vernietiging meestal op dossierniveau bepaald, op basis van de metadata. Daarbij wordt dan het dossier inclusief onderliggende documenten vernietigd. Binnen Archive is het daarnaast ook mogelijk om op documentniveau te zoeken en documenten afzonderlijk te vernietigen.
Ja. Wij maken bronoverstijgend inzichtelijk waar dubbele documenten zich bevinden. Het daadwerkelijk verwijderen van duplicaten blijft wel een keuze van de klant, omdat er situaties kunnen zijn waarin een dubbel document toch behouden moet blijven.
Common Ground begint steeds meer vorm te krijgen. Wij sluiten daar actief op aan en baseren onze API’s op de standaarden die vanuit Common Ground zijn ontwikkeld.
We streven ernaar om de overgang zo soepel mogelijk te laten verlopen. Wie hier meer over wil weten, kan contact opnemen met m.jaarsma@my-lex.nl.
Dat hangt af van hoe je de data binnen de organisatie beschikbaar wilt maken. Als het archief voor de hele organisatie raadpleegbaar moet zijn, zijn de zoekengine en de view noodzakelijk.
Het wordt een SaaS-oplossing die losstaat van de huidige MY-LEX-stack. Daarbij werken we met een moderne, HAVEN-compliant Kubernetes-clustering, waarbij de data binnen Europa blijft.
Deze vragen laten zien dat archiveren niet langer alleen gaat over het opslaan van documenten aan het einde van een proces. Het gaat om het verbinden van systemen, het structureren van informatie en het beheersen van data over de volledige lifecycle.
Heb je aanvullende vragen over jouw archiveringsvraagstuk of een specifieke use case? Neem contact op met ons team en ontdek hoe MY-LEX jouw organisatie kan ondersteunen.
Heb je ons webinar gemist en wil je alsnog de opname ontvangen? Mail dan naar marketing@my-lex.nl.
Alle producten en diensten, waaronder MY-LEX Core, MY-LEX Flow, MY-LEX Control, MY-LEX Consultancy en MY-LEX Air, zijn geregistreerde handelsmerken van MY-LEX.
